Pianificazione e organizzazione del lavoro

Il modello Skill View definisce la “Pianificazione” come…

La capacità di identificare obiettivi e priorità, di organizzare le risorse per il futuro e di distribuire le responsabilità in modo appropriato ed efficiente. Significa essere in grado di programmare ed implementare attività di diverso genere, di ottimizzare costi e ricavi, di gestire in maniera efficace le risorse assegnate, di mantenere gli impegni e le scadenze e di valutare l’efficacia del lavoro svolto. In maniera più precisa pianificare significa formulare previsioni, stabilire obiettivi e strategie appropriate per raggiungerli. Chi si occupa di pianificazione riesce facilmente a formulare budget, a programmare e ad implementare procedure. Così la capacità organizzativa può essere vista come l’attitudine a identificare le funzioni lavorative chiave per raggiungere i risultati richiesti e a utilizzare specifici metodi organizzativi (delega, risorse in outsourcing, ecc…) per conseguire gli obiettivi indicati. La competenza di pianificazione e organizzazione indica anche il grado di attenzione del soggetto verso la qualità/quantità del lavoro da svolgere

Come si comporta chi ha questa Soft Skill?

Dimostra particolare attitudine a programmare e implementare nuove attività (nel breve, medio e lungo periodo), organizzare risorse, ottimizzare costi e ricavi, mantenere gli impegni e le scadenze, ecc… E’ particolarmente attento a calcolare la quantità/qualità del lavoro da svolgere e ad identificare le risorse necessarie allo svolgimento delle attività lavorative.

Come si allena questa Soft Skill? Iniziando con la gestione e analisi del vostro tempo

La domanda: “come posso risparmiare tempo, gestirlo meglio e ottenere gli obiettivi con meno sforzo?” è il primo passo per sapersi gestire e imparare a pianificare e organizzare il proprio lavoro. L’analisi delle tue attività, dei processi che svolgi per compiere le attività e del tempo che hai a disposizione è il primo passo per essere ben organizzati. Vediamo come potete fare per imparare ad essere organizzati:

• Scomponete le attività che portate a termine in processi minimi che svolgete e pensate a come poterli compiere in meno tempo e minor sforzo. C’è un software che permette di automatizzare alcuni processi? L’abbonamento del software costa meno del vostro costo per compiere quei processi? Il software compie esattamente i processi come lo fareste voi? Allora è il caso di utilizzare un software! Oppure…ci sono processi ripetitivi sempre uguali (come l’invio di una mail con lo stesso testo)? Perché non ne create un modello e lo riutilizzate ogni volta che vi si propone lo stesso processo?
• Create un calendario con le scadenze periodiche, magari con delle notifiche automatiche, e riutilizzate i materiali quando possibile. Ci sono attività che si ripetono periodicamente e che hanno processi sempre uguali? Createvi un’agenda con le scadenze e mettete da parte tutti i materiali per compiere quell’attività. Così potrete tenere sotto controllo le deadline ed essere pronti a modificare solo alcune parti dei materiali già pronti, senza dover ricominciare daccapo ogni volta.
• Tenete traccia del tempo che utilizzate per svolgere le attività e provate a fare una previsione per le attività future. Provate voi stessi ad essere il vostro capo! Tracciate il tempo che impiegate per processi e attività, e, quando vi viene richiesto un lavoro, provate a fare un calcolo previsionale del tempo che impiegherete. E infine controllate se avevate fatto una previsione giusta a fine lavoro.
• Stabilisci delle priorità, rimanendo pronto alle richieste dell’ultimo minuto. Le priorità sono tutto nel lavoro (ma anche nella vita), quindi è fondamentale darsi dei parametri di priorità per scegliere quali sono le attività più importanti (il budget speso, l’importanza del cliente, la data di presentazione del lavoro). Ma è necessario ritagliarsi del tempo per essere pronti alle richieste dell’ultimo minuto…come quando arriva il vostro capo con una richiesta a priorità massima.
• Delega, mantenendo tutto sotto controllo. La capacità di delega è fondamentale per imparare a pianificare e gestire il lavoro degli altri, dopo aver imparato a farlo sul proprio lavoro. Impara a delegare parte del tuo lavoro, spiegando quali sono le specifiche e i risultati che ti aspetti da quelle attività, stabilendo dei parametri condivisi di valutazione delle performance (che vengono chiamati anche KPI – Key Performance Indicator – Indicatori chiave delle performance).